tisk ]Správa bytového domu – víte, co vše můžete požadovat?
Co patří pod pojem správa bytových domů?
- ekonomická správa
- technická správa
- právní a administrativní podpora
Facility management bytových domů je širší pojem, který kromě standardních správních činností zahrnuje například:
- organizační podporu pro vnitřní i vnější procesy (zastupování)
- výběr a řízení navazujících přímých služeb a dodavatelů (úklid, odpad, havarijní služba, ostraha)
- zajištění podpůrných činností (např. pojištění, bankovní služby …)
- nabídku navazujících nepřímých služeb (datové služby, služby pro domácnost – úklid, donáška jídla ...)
- poskytování benefitů (profit z koncentrace většího množství klientů)
Co můžeme očekávat?
Facility management zahrnuje tři základní oblasti s řadou činností:
Oblast ekonomické správy
- Vedení účetnictví s garancí souladu s platnou legislativou
- Zpracování účetních výkazů (účetní závěrka, výroční zpráva, daňové přiznání)
- Zpracování daňových výkazů včetně podkladů pro daňové přiznání pro vlastníky (u SVJ), daňové přiznání
- Zpracování mzdové agendy včetně příslušné komunikace s ČSSZ, zdravotními pojišťovnami, CČSÚ a dalšími dotčenými orgány (vypracování předepsaných výkazů a hlášení a zastupování klientů v procesu kontrolní činnosti)
Předpisy periodických plateb v odsouhlasené struktuře, zpravidla měsíční předpis plateb
Evidence plateb a nedoplatků s periodickými výstupy podle potřeb klienta
- Rozúčtování nákladů často prováděno trřetí osobou (rozúčtovatelem), zpravidla dodavatelem měření
- Vyúčtování zálohových plateb včetně komunikace a řešení reklamací
- Vedení účtů a platebního styku s garancí odpovědnosti za veškeré provedené operace
- Správa cizích zdrojů (úvěrů) včetně jejich optimalizace/refinancování
Oblast technické správy
- Provoz domu - smluvní vztahy s dodavateli, kontrola dodávek a služeb
- Revize a prohlídky odborným specialistou, garance souladu s právními a technickými předpisy
- Beěžná údržba v rámci vlastní činnosti nebo třetí osobou
- Havarijní služba - zpravidla třetí osobou, monitoring komunikace i zásahu
- Opravy, rekonstrukce, modernizace - zajištění podkladů, příprava a technická podpora, kontrola a koordinace
- Měření spotřeb energií a médií - spolupráce s dodavateli energií a médií a dodavateli jejich měření
- Rozúčtování nákladů na služby, energie a média - komunikace s třetí osobou (rozúčtovatelem), zpravidla dodavatelem měření, včetně komunikace s uživateli bytů a řešení reklamací
- Energetický management - vyhodnocování potřeb domu, optimalizace spotřeby, alternativní zdroje/řešení
- Pojištění včetně likvidace pojistných událostí a podpory pojistného makléře
- Vedení dokumentace v dostupné podobě, dohledávání v archivech, pořizování chybějící či požadované dokumentace
Údržba budovy tvoří důležitou součást správy majetku. Informace z této oblasti a úzká spolupráce při řešení mají při péči o dům pro výbor zásadní význam. Kvalitní správa zajišťuje nižší poruchovost, prodlužuje životnost, snižuje provozní náklady a zvyšuje spokojenost uživatelů i hodnotu nemovitosti.
Oblast právní a administrativní podpory
- Právní podpora - základní konzultace právních vztahů a právních předpisů
- Legislativní podpora - sledování legislativních změn, prosazování společných zájmů
Smluvní vztahy - posuzování smluvních dokumentů, příprava smluvních vzorů
Interní dokumentace - příprava a konzultace základních dokumentů klienta (stanovy, vnitřní organizační předpisy, domovní řády)
- Řešení pohledávek ad hoc podle pokynů klienta nebo pravidelně na základě domluvených parametrů pro řešení pohledávek
- Evidence uživatelů v závislosti na typu klienta (SVJ nebo BD, případně obojí) a na rozsahu evidenčních povinností
- Administrativní činnosti - kopírování, obálkování, distribuce, pořizování výpisů či informací
- Archivace a skartování dokumentů
 |
Co dalšího může dobrý správce bytových domů nabídnout?
- Klientská podpora - organizační a administrativní podpora jednání orgánů, od zpracování pozvánky, návrhů usnesení, příprava prezenčních listin, zajištění jednací místnosti, notáře, vedení hlasovacího protokolu, moderování, zápis z jednání až po zápis potřebných skutečností do veřejných rejstříků
- Zakládání Společenství vlastníků jednotek - zpracování prohlášení vlastníka (včetně případného zaměření jednotek), příprava stanov, vypořádání připomínek k dokumentům, založení SVJ včetně vedení schůze
Prohlášení vlastníka - zpracování prohlášení vlastníka (včetně případného zaměření jednotek) nebo změn prohlášení vlastníka, příprava stanov, vypořádání připomínek k dokumentům.
- Výkon funkce statutárního orgánu SVJ s převzetím odpovědnosti za řádný výkon funkce s péčí řádného hospodáře
- Výběrová řízení, organizace výběrových řízení, příprava a vedení související dokumentace. Údržbářské/domovnické práce, zajištění nebo provádění díla pro společné části domů nebo jednotlivé jednotky (domácnosti), domovní asistence
Rekonstrukce bytů, nabídka služeb a produktů pro dílčí či komplexní rekonstrukce bytů, včetně koordinace dodavatelů, příp. provádění díla.
Služby pro domácnost - úklid domácnosti, péče o seniory, hlídání domácích zvířat, donáška potravin a hotových jídel, praní a žehlení, péče o autopark atp.
Text: Mgr. Martin Kroh, předseda představenstva SBD Praha
Foto: SBD Praha
